Hợp tác quốc tế

Quy trình hợp tác quốc tế có thể được chia thành các công việc như sau:

1. Tiếp đoàn:

Phòng phối hợp với các đơn vị thảo công văn xin phép Ban Giám hiệu để tiếp đoàn, đính kèm:

+ Thư từ trao đổi giữa đơn vị/Trường và phía bạn;

+ Lịch làm việc chi tiết của đoàn;

+ Các yêu cầu về chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại của bạn.

Phối hợp với Tổ Ô tô (P. HCTH) để bố trí việc đưa đón.
Đăng ký tạm trú cho đoàn với công an phường (nếu đoàn ở nhà khách của Trường).
Tính toán chi phí cho đoàn nếu đoàn lưu lại nhà khách và sử dụng xe Trường để đi lại (chi phí này có thể được tính vào chi phí tiếp khách của Trường nếu đoàn là khách của Ban Giám hiệu).

2. Mời đoàn vào:

+ Các thư từ trao đổi có liên quan;

+ Dự kiến lịch làm việc của đoàn;

+ Thỏa thuận với bạn về chỗ ăn, ở, và phương tiện đi lại;

Nếu được Ban Giám hiệu đồng ý thì bộ phận Hợp tác Quốc tế của Phòng sẽ giúp thảo thư mời bạn và trình BGH ký. Nếu phía bạn có nhu cầu xin visa thì đơn vị phải cung cấp cho HTQT các chi tiết về biodata của đoàn để HTQT làm thủ tục xin phép với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bộ Công An.
Khi đoàn đến làm việc nếu với BGH thì HTQT sẽ cử cán bộ đi dự để ghi biên bản và làm báo cáo gởi cho PA 25 và PA 35.
Nếu đoàn làm việc với đơn vị thì sau khi đoàn đi đơn vị sẽ làm báo cáo tóm tắt nội dung làm việc gởi cho BGH và Phòng.

3. Dự thảo và ký kết các dự án hợp tác quốc tế:

Dự án hợp tác (Project proposal) thông thường có liên quan đến kinh phí và đơn vị tài trợ. Mọi dự án trước khi được ký kết đều phải thông qua nội dung và được sự phê duyệt của từng cấp thẩm quyền. Thông thường việc lập một dự án hợp tác quốc tế được tiến hành như sau:
Lập đề cương chi tiết cho dự án;
Tìm nguồn tài trợ để thực thi các hoạt động đề ra trong dự án;
Trình dự án cho cơ quan tào trợ xét duyệt (phải xin ý kiến cấp có thẩm quyền trước khi trình dự án);
Ký kết dự án với cơ quan tài trợ và phía đối tác (phía giúp thực thi dự án).
Lập tờ trình và xin phép các cơ quan có thẩm quyền như các bộ, ngành có liên quan để thực thi dự án;
Thực thi dự án;
Báo cáo tiến độ theo qui định cho cơ quan tài trợ và các bộ ngành nói trên;
Tổng kết, đánh giá dự án.

4. Tiếp nhận hàng viện trợ (Phối hợp với Phòng Quản trị - Thiết bị và Đơn vị):

Ngoại trừ những hàng viện trợ không phải của các dự án hợp tác, tất cả các hàng viện trợ từ các dự án đều phải có danh mục (phụ lục) đính kèm đã được phê duyệt của các cơ quan có thẩm quyền (Trường, Bộ GD & ĐT, Bộ Kế hoạch Đầu tư, Ban Tiếp nhận hàng viện trợ TW, v.v...). Các hồ sơ cần thiết để tiếp nhận hàng gồm:
Văn bản ghi nhớ ký kết hợp tác hoặc hợp đồng;
Công văn cho phép tiếp nhận và thực thi dự án của cơ quan thẩm quyền;
Vận đơn gốc;
Danh mục đóng kiện hàng (packing list);
Giấy báo nhận hàng;
Giấy xác nhận hàng viện trợ của Ban tiếp nhận hàng viện trợ TW;
Giấy phép miễn thuế hàng viện trợ do Bộ Tài chính cấp;
Tờ khai hải quan;
Giấy phép nhập khẩu hàng hoá.

5. Lập kế hoạch hợp tác quốc tế hàng năm:

Lập biểu mẫu về kế hoạch hợp tác quốc tế trong năm;
Thảo công văn và gởi đến các đơn vị trong Trường (đính kèm biểu mẫu) yêu cầu các đơn vị điền vào biểu mẫu và gởi về P. HTQT vào một thời đểm xác định;
Tổng hợp các biểu mẫu do các đơn vị gởi đến;
Trình kế hoạch tổng hợp cho BGH phê duyệt, sau đó gởi cho Bộ chủ quản và các cơ quan hữu quan.

6. Báo cáo tổng kết công tác HTQT trong năm:

Lập biểu mẫu về các đề tài HTQT được thực hiện trong năm (ví dụ như đơn vị thực thi, phía đối tác, cơ quan tài trợ, nhân sự tham gia, tổng kinh phí, thời gian thực hiện, đánh giá, kiến nghị...)
Các bước tiếp theo được thực hiện giống như mục e ở trên.